Saksbehandlers ansvar

• søke fram Mottatte journalposter
• søke fram Ubesvart post
• søke fram Forfallsliste
• alltid forsikre seg om at det er riktig versjon av dokumentet som blir ekspedert straks saken er ferdigbehandlet sett status F 

Et saksdokument defineres i norsk forvaltningstradisjon som et dokument som er kommet til eller som blir lagt fram for organet, eller som organet selv har opprettet, og som samtidig gjelder ansvars eller virkeområdet til kommunen.

Både inngående, utgående og interne dokumenter kan dermed være saksdokumenter for Inderøy kommune.

Inderøy kommunes saks- og arkivsystem Elements

Inderøy kommune innførte fullelektronisk saks- og arkivsystem 01.01.2012, og benyttet ePhorte til arkivering og saksbehandling frem til Elements ble tatt i bruk 22.06.2020.

Arkivverdig post

For arkivverdig post menes dokumenter som har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring, jf. arkivlovens § 2 a og b. 
Det anbefales å gjennomføre kurs i journalføring og arkivering gjennom KS Læring.

Ikke arkivverdig post

Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud og reklame. Se AF § 14 Arkivbegrensning . Slik post fordeles til saksbehandlerne i posthyller i servicetorget.

Saksdokumenter som blir direkte overlevert til saksbehandler, og som er sensitive skal overleveres til arkivet for skanning, journalføring og fordeling før saksbehandling iverksettes.

Dersom en saksbehandler mottar journalverdig e-post, skal denne importeres til sakssystemet av saksbehandler eller sendes arkiv@inderoy.kommune.no  for journalføring. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om e-posten må anses som et arkivverdig dokument. Er saksbehandler i tvil, må arkivtjenesten kontaktes.

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær over lengre tid. Dette skal gjøres ved bruk av funksjonen i e-postsystemet for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse for kommunens postmottak oppgis.

Når all innledende journalføring eller forenklede registrering og arkivering er gjennomført fra arkivtjenesten, vil både et tildelt saksmappeansvar og de aktuelle fordelte journalpostene til saksbehandling komme fram på saksbehandlers oppgaveliste i saks- og arkivsystem. 

Det første du som saksbehandler bør gjøre, er å kontrollere registreringene som er gjort fra arkivtjenesten på både saksnivå og journalpostnivå, slik at det raskest mulig

Denne kontrollen vil særlig innebære en vurdering av

• Om saken i sin helhet eller saksdokumentet som sådan skal behandles eller ikke
• Om en saksmappe eller en journalpost er påført med korrekt saksansvarlig eller korrekt saksbehandler
• Om det er foretatt korrekt klassering, i henhold til fagets registreringsregler eller også korrekt bevarings- og kassasjonsbestemmelse og korrekt gradering og skjerming. Ansvar for korrekt gradering og skjerming på saks og journalpostnivå ligger hos saksbehandler.
• Om valg av titler er hensiktsmessige og om andre registreringer er fullstendige og korrekte.

Funn av feilregistreringer kan endres av saksbehandler/leder, eller varsle arkivtjenesten for bistand.

Arkivtjenesten kontrollerer at opplysninger underlagt taushetsplikt ikke blir publisert. Etter journalføring ligger det tre dagers forsinkelse innebygget for ytterligere mulighet for kvalitetssikring før publisering i postliste.

Det skal ikke opprettes en ny sak for å besvare et mottatt saksdokument. Unntak: Hvis dokumentet danner avslutning av en eksisterende sak og dokumentets innhold tilsier

at det startes et nytt saksforløp. F.eks. hvis kommunestyret ber om at det igangsettes utredning av en ny kommunal barnehage i forbindelse med en sak som i utgangspunktet omhandlet behandling av årsmelding for barnehagesektoren.

Nye saker som opprettes av leder eller saksbehandler skal kun opprettes i de tilfeller hvor leder eller saksbehandler selv tar initiativet til å starte et saksforløp. Saken får da statusen "Reservert" med statuskode R.

Saksdokumenter som er eller skal journalføres kalles en journalpost. Det er anledning til å opprette følgende type journalposter:

All utgående dokumenter, saksdokumenter og interne notater som produseres i organet, skal journalføres i Elements.

Saksbehandler har primæransvaret for å ferdigstille utgående brev og interne notat, utredninger og samtidig avskrive inngående brev som er besvart. Politisk sekretær ferdigstiller saksframlegg til vedtak.

Saksbehandler har selv ansvaret for å sette status F (Ferdig) for så å ekspedere digitalt.

Saksbehandleren har også ansvaret for å avslutte egne saker ved å markere saken som ferdig/ sette status F.

Journalverdig utgående post skal sendes ut via SvarUt, ordinær post eller med e-post der dette er avtalt på forhånd med parten. (Henvendelser eller forespørsler som er innkommet via e-post, kan besvares på samme måte uten nærmere avtale).

Dokumenter som er unntatt offentlighet skal ikke sendes som e-post, med mindre det benyttes kryptering.

Hvis et saksdokument inneholder informasjon som er unntatt offentlighet, plikter saksbehandler å registrere tilgangskode og hjemmel på dokumentet ved oppretting.

Saksframlegg til politiske utvalg skal opprettes som en ny journalpost med dokumenttype S.

I samråd med leder skal saksbehandler avklare hvilke utvalg saksframlegget skal behandles i.

Når saksfremlegget er ferdig skrevet skal det sendes kommunedirektøren eller den som er delegert myndigheten for kontroll og godkjenning. Saksfremlegg skal kontrolleres og godkjennes av kommunedirektøren eller den som er delegert oppgaven.

Godkjennes ikke saksframlegget, beholdes behandlingsstatus R og det sendes melding til

Saksbehandleren. Saksframlegg settes til behandlingsstatus F når det er klart for politisk behandling. Vedlegg skal kobles til saksfremlegget. Ønsker en at vedtaket blir beskyttet ved generering av offentlig møteprotokoll legges tilgangskode på behandlingen i et saksfremlegg.

Ved å sette tilgangskode på saksframlegget, ønsker en å unnta hele dokumentet fra offentlig møteinnkalling.

Alle har ansvar for å registrere og følge opp eventuell forfallsdato som er angitt av avsender på mottatte dokumenter. Saksbehandler og ledere kan selv registrere forfallsdato for å lette oppfølging av behandlingsfrister. Alle plikter selv å utføre søket «Forfallsliste» under Felles søk. Søket viser alle mottatte journalposter hvor behandlingsfrist er utløpt eller kommet til å utløpe kommende 14 dager.

Personlig post fordeles uåpnet til saksbehandler. Personlig adressert post er når personnavnet står foran virksomhetens navn på postsendingen. Slik post blir vanligvis levert direkte til personen, men vedkommende kan gi arkivtjenesten fullmakt til å åpne slik post.

Inngående saksdokumenter skal journalføres før saksbehandling starter. Dette gjelder også e-post. 

Alle saksbehandlere plikter å kontrollere at saksdokumentet er registrert i riktig sak. Hvis dokumenter skal flyttes eller kopieres til en annen sak, skal arkivet kontaktes som sørger for å flytte/kopiere dokumentet over til riktig sak.

Ved unntatt offentlighetssaker skal det kontrolleres at riktig tilgangskode er påført, samt hvilken tekst og felt som skal skjermes.

Saksbehandler er ansvarlig for at all utgående post sendes som digital forsendelse - SvarUT.

Det er saksbehandlers ansvar å følge opp saksdokumenter med restanse. Restanser finnes på dashbordet og i venstremenyen under Ubesvart post. En restanse er et mottatt saksdokument som ikke er avskrevet/besvart/behandlet. Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlig for, enten svaret er via brev, e-post, telefon eller at dokumentet tas til etterretning eller orientering.

Følgende avskrivningsmåter kan benyttes

Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlig for, enten svaret er via brev, e-post, telefon eller at dokumentet tas til etterretning eller orientering.

NB! Bruk av tidligere merknadsfelt – ny rutine

Merknadsfeltet på saks og journalpostnivå er ikke et obligatorisk felt i NOARK-standaren og blir nødvendigvis ikkje med i et digitalt uttrekk. Istede skal det opprettes et x-notat som et samendrag for en telefonsamtale for eksempel.

 § 11 a) saksbehandlingstid, foreløpig svar

Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold.

Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig.

I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt.

Det er viktig at alle saksbehandlere, minst en gang pr. dag, logger seg inn i Elements for å sjekke dagens post. Det er også mulig å få varsel for alle søk.

Saksbehandler har gode muligheter for god restansekontroll i Elements.

Under Søk i venstremenyen i elements er det oversikt over bla:

• Mottatte journalposter siste 14 dager
• Til orientering - Mottatte journalposter som kopimottaker
• Ubesvart post
• Forfallsliste
• Egne saker under arbeid

 Det er leders ansvar å påse at alle saksbehandlerne besvarer og avskriver sine mottatte henvendelser. I Elements har ledere mulighet for kontroll av enhetens restanser under ledersøk eller på dashbord.

 Det finnes slik:

• Avdelingens ubesvarte post - Alle saker som er registrert på en saksbehandler i din enhet.
• Avdelingens postliste siste 2 uker
• Avdelingens aktive saker - alle saker under behandling.

Restansekontroll utgående dokumenter:

Det er viktig å ferdigstille utgående brev, og det er flere ting som skjer når saksbehandler ferdigstiller og ekspederer en journalpost. Dokumentet forsvinner fra søket journalposter under arbeid.

• Restanser avskrives (om det utgående er besvart som svar på inngående). Evt. kopimottakere vil få dokumentene i sine søk i Elements.
•  Journalposten går til arkivet for kvalitetskontroll og journalføring.

Når journalposten så blir journalført av arkivet blir den tilgjengelig for publikum i postjournalen. For de registreringer som er feilregistrert, eller ikke er/skal sendes ut, må saksbehandler varsle arkivtjenesten, arkiv@inderoy.kommune.no slik at arkivet får satt registreringen til utgått/flyttet.

Alle inngående dokument skal avskrives av saksbehandler. Da dokumenteres det hva saksbehandler har gjort med inngående post. Det er viktig å påføre i merknadsfeltet hvis det er noe spesielt som er bestemt mht. dokumentet.

Noen av de restansene som ikke er avskrevet kan være besvart, men svaret er ikke riktig knyttet sammen med den inngående journalposten.

• Det kan gjøres ved å velge angi svar på.
• Velg så riktig inngående journalpost.

Andre avskrivingsmåter er:

• Tatt til orientering
• Besvart pr. telefon
• Tatt til etterretning
• Besvart med melding om vedtak/partsbrev
• Besvart med utgående brev
• Besvart med nytt notat
• Avskriving foretatt av arkivet (kun for bruk for arkivpersonalet)

Når en sak er ferdigbehandlet, skal saksbehandler ferdigstille saken. Det betyr å endre status til ferdig. Arkivtjenesten får da en oppgave på sitt dashbord, og skal kontrollere journalpostene og avslutte saken.