Kontroll og oppfølging av restanser

En journalpost i status reservert er en journalpost som er påbegynt og ikke ferdigstilt. Hensikten med denne rutinen er å sikre at journalposter blir ferdigstilt så snart som mulig etter opprettelse, og senest innen 3 måneder. Journalposter som ligger i status reservert, blir ikke journalført og blir følgelig ikke synlig på kommunens offentlige postjournal. 

Hovedregel 

Arkivpersonell sjekker journalposter i status reservert som er eldre enn 3 måneder gjøres den 1. i hver måned.

Ved sjekk får saksbehandler som har journalposter i status reservert som er eldre enn 3 måneder en epost fra arkivet. I eposten skal det fremgå at saksbehandler har en eller flere journalposter i status reservert. Saksbehandler blir oppfordret til å sjekke om aktuelle journalposter kan ferdigstilles. Saksbehandler kan ta kontakt med arkivet ved behov for bistand.

Purring

Ved behov for purring til saksbehandler blir leder satt i kopi på eposten.

Melding av avvik

Dersom ikke første epost og deretter purring blir fulgt opp av saksbehandler blir det meldt avvik i kvalitetssystemet.

Alle inngående dokumenter skal behandles (besvares/avskrives) og interne notater med oppfølging skal avskrives.

Arkivtjenesten utfører resentansekontroller 4 ganger pr. år, i mars, juni, september og desember.

Restansekontrollen omfatter journalposter med restanse som er eldre enn 3 måneder.

Søk opp restanser eldre enn 3 måneder for hele kommunen. Eksporter data til excel. Sorter filen etter saksbehandler. Filen er unntatt offentlighet da noen av titlene sannsynlig vil inneholde sensitiv informasjon. Send en felles epost til alle saksbehandlere som har restanser. Sett saksbehandlere i blindkopi. Opplys i eposten hvilken periode restansesjekken gjelder for, hvor saksbehandler finner sine restanser og hvordan restanser kan behandles.

Et supplement til epost til saksbehandler kan være oppslag på kommunens intranett.

Ved slutt, eller endring av stilling

Når saksbehandler slutter i stillingen, eller skifter stilling internt i kommunen, skal saksbehandler i samråd med sin leder sørge for at ubesvarte/ubehandlede dokumenter blir overført til ny saksbehandler. Arkivet sjekker status på reserverte journalposter, restanser, vedtak til oppfølging og saker under arbeids i god tid før den ansatte slutter. Resultatet av statussjekken sendes saksbehandler på epost for oppfølging. Saksbehandlers leder settes i kopi på eposten.

Forskrift om offentleg arkiv  § 13

Arkivplanen og eventuelle vedlegg bevares. Ved vesentlige endringer skal kommunen arkivere tidligere versjoner. Arkivplanen  «fryses» og arkiveres i kommunens  sakarkiv i januar. Inderøy kommunes arkivplanen skal etter hvert lages og være tilgjengelig i en webløsning, kravet er da at det må være mulig å eksportere den i et arkivbestandigt format. Journalføres så i egen sak i saks- og arkivsystemet.

Forskrift om offentlege arkiv § 18 – avlevering og arkivdepot

Inderøy kommune skal bruke

• arkivverkets veiledere for Hvordan planlegge ordning og listeføring av papirarkiv.
• i tillegg til deponeringsinstruksen fra IKA Trøndelag Deponeringsinstruks2021.pdf
• skjema for bruk til utfylling fra IKA Trøndelag  MalDeponeringsliste2021.xlsx
• skjema for bruk til utfylling Fra IKA Trøndelag MalForNavneliste2021.xlsx