Inderøyheimen er et felles postmottak for Helse og omsorg med tjenesteenhetene: Institusjon, Heldøgns omsorgsboliger HDO, boliger for funksjonshemmede, rehabilitering, psykisk helse og ambulant team.
Post leveres daglig av Postens landpostbud til låst postkasse inne på Inderøyheimen ved hovedinngang. Nøkkel til postkasse ligger på kontor 2B17. Hentes daglig.
Inderøy kommunes servicetorg videresender daglig mottatt post adressert til Helse og omsorg, og tjenesteenheter med internpostbudet, unntatt post som skal importeres til kommunens felles sak- og arkivsystem, Elements.
Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte.
Arkivverdig
Arkivverdig post er dokumenter som er, eller har vært gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring, jf. arkivlovens § 2.
Arkivverdig post som ikke er direkte brukerrettet, skal skannes til saks- og arkivsystemet Elements. Søknader om tjenester og brukerrettet dokumentasjon skal skannes til fagprogrammet Profil.
Leiekontrakter HDO og kommunale boliger legges i LAFT, Elements og Profil. I LAFT kan e-signering bli brukt.
Saker/post fra Servicetorget til Forvaltning, kan sendes som e-dialog.
Ikke arkivverdig post
Som ikke arkivverdig post regnes normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud og reklame. Slik post fordeles til saksbehandlerne i posthyller.
Sortering
Innkommet post fordeles slik
- Privatpost til beboere i HDO boliger – fordeles i postkasser i Allrom Inderøyheimen.
- Privatpost til beboere Institusjon - legges i posthyller inne på Administrasjon Inderøyheimen, evntuell sendes til pårørende.
- Post med ansattes navn først – privatpost - fordeles i posthyller på Administrasjon Inderøyheimen, til ulike tjenesteenheter
- Ikke arkivverdig post – fordeles i posthyller på Administrasjon Inderøyheimen til ulike tjenesteenheter
- Fakturaer, lønnsbilag (+ evt. annen internpost til økonomi m.m.)
- Søknader om tjenester legges i posthylle til Forvaltning
- Annen brukerretet dokumentasjon til Profil skannes av saksbehandlere.
Inngående arkivverdig post til Elements skannes av hver enkelt leder.
Feiladressert post Returneres uåpnet til posten.
Personlig post
Personlig post fordeles uåpnet til saksbehandler. Dersom brevet viser seg å være arkivverdig eller nødvendig dokumentasjon, skal det straks skannes inn i Profil eller Elements av saksbehandler.
Dokumentasjon tjenestemottakere
Post / dokumentasjon vedr. tjenestemottaker som skal inn i Profil f.eks. epikriser m.m., skannes av saksbehandler. Etter skanning blir dokumenter makulert.
Sikkerhetskopi innskannet dokumenter
Originale dokumenter skannet til Elements oppbevares som sikkerhetskopi inntil elektronisk avlevering er godkjent. Etter skanning blir dokumenter makulert.
Postjournal
Postjournal i fagsystemet Profil er unntatt offentlighet.
Internpost
Post til/fra enheter/tjenesteområder i Rådhuset til Helse og omsorg sendes daglig med internpostbudet.