Overordnede oppgaver i arkivtjenesten
Arkivtjenesten er organisert i service og støtte. Arkivtjenesten og servicetorg har totalt 3,7 årsverk og innehar brede oppgaver innen postføring, innbyggerhåndtering, arkivdanning og systemeieransvar i saks- og arkivsystem, kommunens nettside og flere programmer med integrering i saks- og arkivsystemet.
Arkivtjenesten bidrar i opplæring av nye medarbeidere i saks- og arkivsystem, besvarer arkivfaglige spørsmål og ivaretar arkiv i fagsystemer, blant annet ved å bidra i utarbeidelse av rutiner og kontroll av arkivkjerner.
Arkivtjenesten er tatt inn i innkjøpsprosessen, som håndteres av Innherred anskaffelser, hvor arkivtjenesten skal bidra med faglig vurdering av arkiv i kjøp av digitale systemer. Arkivtjenesten har også ansvar for oppdatering av arkivplan og håndtering av papirarkiv. Arkivtjenesten har tett kontakt med Interkommunalt arkiv (IKA Trøndelag).
Sentralisert tjeneste for post og arkiv
Inderøy kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv, og arkivtjenesten er plassert på rådhuset. Arkivtjenesten skanner inngående sakspost, journalfører det som er arkivverdig, legger eventuelt inn hjemmel for unntak fra offentligheten (gjøres også av saksbehandler) og fordeler så posten direkte på saksbehandler hvis kjent. Ved usikkerhet fordeles posten til fagansvarlig/tjenesteleder.
Saksbehandler har ved feil tildeling mulighet, og ansvar, for å endre saksbehandler i Elements direkte.