Ansvar, mandat og fullmakter

Kommunedirektørens ansvar

Arkivansvaret til offenlige organ er i § 6 i arkivlova formulert slik:

"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Kommunen har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.

Kommunedirektøren har i følge kommuneloven og arkivloven ansvaret for kommunen sine arkiv. At organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling.

Delegert ansvar

Kommunedirektøren har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Delegeringen er politisk vedtatt i kommunens delegasjonsreglement. 

Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivleder rapporterer til leder for service og støtte, som rapporterer til kommunedirektør. 

Arkivtjenestens ansvar

Arkivtjenesten har til daglig ansvar for både saksbehandling og arkivdanning i sak- og arkivsystemet Elements. Inderøy kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv. Ytre enheter mottar post og skal registrere dette i Elements eller fagsystem knyttet til enheten.

Alle, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet Elements for all journalføring, saksbehandling og arkivering. Arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av dokumentene i Elements.

Arkivleder

Arkivleder er administrativt organisert i støttefunksjonen service og støtte.

Ansvar

Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.

Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.

Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.

Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.

Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

Kommunalsjefer ytre enheter

• Kommunalsjef er delegert det administrative ansvaret for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og de reglene som er fastsatt i arkivplanen.
• Kommunalsjef kan peke ut arkivansvarlig i sin enhet/avdeling. Ordningen med sentralarkiv innebærer at arkivansvarlig i ytre enhet/avdeling kun er ansvarlig for de arkivserier (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg på enheten.
•  Ansvar for fagsystemer som ligger til hver enkelt tjenesteområde og for sine personarkiv (klientarkiv og elevarkiv).
• Kommunalsjef og tjenesteledere har ansvar for at saksbehandlere har nødvendig kompetanse i forhold til lover og forskrifter, spesielt offentlighetsloven.
• Det skal utpekes en systemansvarlig for hvert enkelt fagsystem. Vedkommende skal se til at enheten/avdelingen følger de retningslinjer og rutiner som er nedfelt i kommunenes arkivplan og kvalitetssikring i arkivkjerner på egne områder.
• Kommunalsjef har ansvaret for oppfølging av enhetens saker - restanseoppfølging.
• Registrering av fagsystemer i Digiorden (felles applikasjonsregister).

Kommunalsjefens arbeidsoppgaver i saksbehandling er beskrevet i lederhåndboka (lenke)

Saksbehandlers ansvar

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk/elektroniskmottatte dokumenter og dokumentene som inngår i et saksnummer i kommunens elektroniske sak-/arkivsystemet.

Saksbehandlers arbeidsoppgaver er beskrevet i rutiner for saksbehandling.

Felles IKT-tjenestes ansvar opp mot systemeier i kommunen

• Ansvaret for teknisk sikkerhet ligger hos IT-avdelingen. Ansvaret for håndtering av sikkerhetsbehov i kommunenes spesifikke applikasjoner ligger hos systemeieren. Utøvende ansvar kan delegeres til prosjektleder eller andre navngitte personer. 

Oppgaver ved anskaffelse av nytt system

• All programvare skal utvikles på bakgrunn av detaljerte kravspesifikasjoner der også krav til innebygd personvern, personvern som standardinnstilling og sikkerhet inngår.
• Innebygd personvern, personvern som standardinnstilling og teknisk sikkerhetsnivå skal verifiseres i alle prosjektets faser ved utvikling.
• Før programvaren/systemer settes i produksjon, skal teknisk sikkerhetsnivå, innebygd personvern og personvern som standardinnstilling verifiseres. Ved feil eller mangler skal retting av eventuelle feil/mangler gjennomføres før systemet settes i produksjon. Rettelser av feil og mangler skal verifiseres.
• Før programmer eller systemer settes i produksjon skal rutiner for drift, proaktiv overvåkning og beredskap være iverksatt.
• Verifikasjon av sikkerhet og personvern gjennom test skal utføres av andre personer enn de som har vært med på å utvikle systemet eller personer som drifter systemer. Sikkerhetsansvarlig har ansvaret for selve gjennomføringen av testen og formidler resultatene tilbake til prosjektet.
• Alle nye systemer som behandler personopplysninger, skal være objekt for ROS-analyse i planleggingsfasen.
• Alle fagsystemer skal registreres i Digiorden (felles applikasjonsregister). Kommunalsjef eller systemeier er ansvarlig for registreringen.

Dette er også beskrevet i IKT-strategien.

Interkommunalt arkiv Trøndelag IKA sitt ansvar

• depotinstitusjon for arkivmateriale – både papirbaserte og elektroniske arkiver. Dette gjelder for arkivmateriale eldre enn 25 år som har gått ut av administrativt bruk og for avsluttede arkiv for organer som er nedlagt og som ikke er overført til annet organ
• formidling av informasjon/dokumentasjon fra arkiver deponert til depot
• bistå på forespørsel slik at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende lovverk, og utarbeide lokalt regelverk der dette må gjøres i følge forskriftene til arkivloven
• rådgivning og veiledning vedrørende arkivdanning og deponering av arkivmateriale til depot.