Arkivplanen skal oppdateres kontinuerlig og bidra til at kommunen ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovens § 6 hvor det heter, offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal væra ordna og innretta slik at dokumentane er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.
Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Dersom registrerte opplysninger eller rutiner ikke er korrekte, eller endringer er gjort, skal arkivleder kontaktes. Det skal gis ut informasjon når revisjon og korrigeringer er gjort.
Arkivplanen skal alltid oppdateres når:
- det skjer endringer i post- og arkivrutiner
- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
- det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel
- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
- det blir opprettet eller lagt ned et styre, råd eller utvalg
- det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement
- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen, for eksempel ved utsetting av kommunale oppgaver til interkommunale selskaper eller offentlige og private selskaper
Arkivplanen skal “fryses” slik at den langtidsbevares første uken i januar hvert kalenderår, og legges i saks- og arkivsystemet på egen sak. Utføres av arkivtjensten.