| Aktivt arkiv | Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper. |
| Arkiv | Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, det vil si dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet (også kalt enkeltarkiv). En Noark-base kan omfatte ett eller flere arkiver. Oppbevaringssted for arkiv. Organisatorisk enhet som utfører oppgaver knyttet til arkiv, også kalt arkivtjeneste |
| Arkivavgrensning | Å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, AF § 14 Arkivbegrensning. |
| Arkivdel | En vilkårlig definert del av et arkiv hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det. |
| Arkivdepot | Institusjon hvor bevaringsverdig arkivmateriale oppbevares permanent. Arkivdepotet avlaster arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legger forholdene til rette for betjening av brukere som er interessert i materialet. |
| Arkivdokumenter | Dokument som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet er organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning. Se også saksdokument. |
| Arkivformat | Åpent dokumentert, standardisert format for elektronisk arkivering (langtidslagring) av dokumenter, godkjent av Riksarkivaren, jf. Dokumentformat og produksjonsformat. |
| Arkivkode | En enkelt ordningsverdi i en arkivnøkkel. Arkivkoder i en emnebasert arkivnøkkel kalles ofte emnekoder, Mens arkivkoder i en objektbasert arkivnøkkel ofte kalles objektkoder. En arkivkode kan være tall, bokstaver, tegn eller en blanding av disse. |
| Arkivleder | Er delegert det overordnede ansvar for hele kommunens arkivtjeneste. |
| Arkivnøkkel | Klassifikasjonssystem som omfatter alle de saksområder organet steller med, og gir en systematisk fortegnelse over de verdier (arkivkoder) som benyttes ved ordning av saker i et arkiv. |
| Arkivperiode | Tidsperiode for inndeling av arkivet i forbindelse med blant annet bortsetting. |
| Arkivsak | En sak i saksarkivet. |
| Arkivserie | Del av et arkiv, inndelt og ordnet etter ett og samme prinsipp. |
| Arkivskaper | En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse og liknende eller en del av en slik enhet. |
| Arkivuverdig post | Som arkivuverdig post regner vi trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter, kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling eller er viktig som dokumentasjon. Informasjonsposten skal holdes atskilt fra arkivet. |
| Arkivverdig post | Som arkivverdig post regner vi post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokumenter etter offentlighetsloven) og annen post som inneholder vesentlig dokumentasjon. |
| Avlevering | Overføring av eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot, jf. Forskrift om offentlege arkiv § 18 |
| Avleveringsliste | Liste over arkivmateriale som overføres til bortsettingsarkiv, internt depot eller depot . |
| Avskriving | Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet. |
| Bortsetting | At arkivmateriale etter en tid (vanligvis etter et bestemt antall år, jf. Arkivperiode) tas ut av aktivt arkiv og settes bort på et dertil egnet sted. |
| Bortsettingsarkiv | · Materiale som er satt bort etter de prinsipper som er beskrevet under bortsetting. · Oppbevaringssted for bortsettingsarkiv |
| Dagligarkiv | Arkiv som er i daglig bruk hos arkivskaper. Se også aktivt arkiv. |
| Delarkiv | Enkeltarkiv skapt av en arkivskaper som del av en større enhet, for eksempel en eller flere avdelinger i et offentlig organ. Begrepet er benyttet i Noark-3 og Koark, men er i Noark 4 erstattet med Arkiv. |
| Delegert sak | En sak i kommuner og fylkeskommuner hvor er underutvalg, ordføreren eller administrasjonssjefen er gitt myndighet til å vurdere en henvendelse eller liknende og fatte vedtak. |
| Depot | Depotet inneholder materiale som er eldre enn 25 år, samt personarkiv som er eldre.. Inderøy kommune har sitt depot hos IKA Trøndelag iks. |
| Dokument | Etter arkivlovens §2: en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lyding, framføring eller overføring. I Noark-4 er et dokument en logisk avgrenset informasjonsmengde som kan være lagret på papir, elektronisk eller på andre medier. |
| Dokumentformat | Måten tegn, struktur og layout er kodet og organisert på i et elektronisk dokument. |
| Dokumenthåndtering | Registrering, lagring, søking, presentasjon, styring og kontroll av dokumenter. |
| Dokumenttittel | En dokumenttittel skal beskrive innholdet i brevet, både på inngående og utgående dokumenter. |
| Enkeltarkiv | Se arkiv |
| E-post | Programvare som gjør det mulig å sende meldinger og/eller dokumenter i elektronisk form fra en bruker til en annen. Betegnelse på selve meldingen/dokumentet. |
| Gradering | Skjerming av opplysninger mot innsyn etter sikkerhetsinstruksen og beskyttelsesinstruksen. |
| Internt dokument | 1. I offentlighetsloven: Dokument som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement. 2. I Noark: Dokumenter som kommuniserer internt i en enhet eller mellom enheter som registrerer i samme Noark-base; baseinternt dokument. |
| Journal | System for fortløpende registrering av referanseopplysninger om arkivdokumenter. Denne registreringen knytter enkeltdokumenter til saker, gir grunnlag for saksadministrasjon, arbeidsstyring og praktisering av bestemmelser om partsinnsyn og offentlighet. Journalen er en del av arkivstyringen i Noark-4. |
| Journalenhet | En arkivorganisatorisk enhet som fører journal. |
| Journalføring | Systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger om inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen. |
| Kassasjon | Bestemme hvilket arkivmateriale som skal fjernes fra arkivet, og tilintetgjøre dette. |
| K-koder | Arkivnøkkel som benyttes i kommunal sektor. |
Konsesjonspliktige/
meldepliktige arkiv | Personregistre/-mapper som kommunen må ha tillatelse fra/eller har meldeplikt til Datatilsynet for å kunne opprette. Kommunen kan oppbevare disse i en viss tid, såfremt de avleveres til godkjent depot. |
| Meroffentlighet | Prinsipp som sier at et forvaltningsorgan skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent, helt eller delvis, selv om det etter offentlighetslovens bestemmelser er adgang til å unnta det fra offentlighet. |
| Noark 4 | En kravspesifikasjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. Stiller krav til systemenes informasjonsinnhold, datastruktur og funksjonalitet. |
| Objektarkiv. | En arkivserie hvor saksdokumentene har en annen ordningsmåte enn K-koder som det primære, med et relativt ensartet innhold. Serien er ordnet etter objekt, f.eks.: Gnr/bnr, fødselsnummer osv. |
| Ordningsprinsipp | Prinsipp for ordning av arkivmateriale. |
| Ordningsverdi | De verdier som er tillatt innenfor t ordningsprinsipp, vanligvis en arkivkode. |
| Overføringsliste | Oversikt over arkivmateriale som er overført fra et offentlig organ til et annet. Se også avlveringsliste. |
| Overlappingsperiode | Overgangsfase mellom gammel og ny arkivperiode, oftest de to første årene av hver ny arkivperiode. |
| Periodisering | Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom. Dette innebærer at alle saker med dokumenter som har vært registrert innenfor et fast tidsrom (en arkivperiode) settes bort samtidig, og utgjør en egen enhet i bortsettingsarkivet. |
| Postliste | En samlet oversikt over de saksdokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et organ, det vil si mottatte saksdokumenter. |
| Primærkode | Den primære arkivkode som en sak klasseres etter. Dvs plasseringen av de fysiske dokumentene. |
| Produksjonsformat | Format som et elektronisk dokument er produsert i. Produksjonsformater er vanligvis proprietære. Det betyr at et dokument bare kan framstilles på en tilfredsstillende måte (eventuelt utelukkende) ved hjelp av det programsystem som ble bruk til å produsere det. |
| Referatsak | Dokument som blir lagt fram for et utvalg til orientering. |
| Restanseliste | Liste over mottatte dokumenter (dokumenttype I og N) som ikke er avskrevet |
| Sak | 1. Abstrakt: Et spørsmål som er til behandling på grunnlag av en henvendelse utenfra eller på initiativ fra organet selv. (jf. Forvaltningsloven og offentlighetsloven.) Begrepet benyttes også om selve behandlingsforløpet. 2. Konkret: En sak omfatter saksdokumenter, registreringer, påskrifter og lignende som oppstår og/eller inngår i behandlingsforløpet. 3. I Noark: En sak består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer), og som er beskrevet gjennom en del opplysninger som er feles (saksopplysninger). |
| Saksarkiv | Den delen av arkivet som består av saksdokumenter. |
| Saksdeling | Underinndeling av en sak, hvor dokumentene innenfor en og samme sak grupperes ved å tildele journalpostene forskjellige ordningsverdier. |
| Saksdokument | Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan, og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. I arkivsammenheng brukes begrepet i hovedsak på samme måte. Møteprotokoller samt registre og databaser regnes som arkivdokumenter (se dette), men vanligvis ikke som saksdokumenter. |
| Sakspost | Arkivverdig post er sakspost. |
| Sakstittel | En sakstittel skal beskrive helheten i saken og ikke det første dokumentet i saken. En tydelig og god tittel avgrenser saken slik at det blir innlysende hvilke dokumenter som hører til saken. |
| Sekundærkode | Arkivkode som angir underoppdeling av primærkoden. |
| Sentralisert arkiv | Arkiv samlet under en sentral, faglig ledelse. |
| Skanning | Omforming av et papirdokument til et digitalt bildeformat. |
| Tilgangsgruppe | En gruppe personer i bestemte roller som gis leserettigheter, eventuelt redigeringsrett til (autoriseres for) opplysninger og dokumenter som ikke er åpen tilgjengelige. |
| Utlånsliste/-kort | Oversikt over hvilke saker og dokumenter som er utlånt, til hvem og når. |
| Utvalgssak | Sak som er til behandling i et utvalg. |
| Utvalgssaksnummer | Det nummer en utvalgssak er tildelt i et utvalg. Utvalgsnummeret må ikke forveksles med saksnummer. |