Vedtak om merbevaring
Bakgrunn for vedtak om merbevaring
Inderøy kommune er opptatt av at dokumentasjon blir bevart, slik at dokumentene som angår kommunens drift og innbyggere blir trygt og sikkert bevart for ettertiden.
Inderøy kommune er en mellomstor kommune med 7000 innbyggere, og har saksmengde etter den størrelsen. I tillegg deltar kommunen i en del vertskommunesamarbeid og interkommunale selskaper. Kommunen har tre digitale Noark-godkjente arkivkjerner; Elements Cloud, Visma (VSA) og Documaster. Vi etterstreber å koble alle fagsystemer mot arkivkjerner.
Systemer - bevaring og kassasjon
Detaljert beskrivelse av systemer ligger i systemoversikten.
Inderøy kommune vurderer at en gjennomgang og kassasjonsvurdering vil være omfattende, og at ressursene som kreves for å sette i gang en slik prosess, vil være mye større enn gevinstene. Slik kan en bevaring av all dokumentasjon forsvares, og det er enighet om merbevaring av kommunens dokumentasjon, også den som kan kasseres. Her er det formulert tre unntak nedenfor.
Inderøy kommune viser til Riksarkivarens forskrift kap. 7 del I og III, med Arkivverkets veileder om bevaring- og kassasjon inkludert vurderingen nedenfor, og innfører kassasjonsvedtak på dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.
Vedtaket gjelder arkivmateriale som allerede er skapt og som skapes i fremtiden, bortsett fra unntak beskrevet nedenfor.
Unntak:
- Dødsmapper (mors) Makuleres 20 år etter dødsdato, med mindre innholdet er omfattet av regelverket for pasient og journalopplysninger. Se eget notat under rutiner.
- Regnskapsbilag - primærdokumentasjon 5 år, sekundærdokumentasjon 3,5 år etter regnskapsårets slutt, i henhold til regnskapsloven.
- Godkjente stemmesedler ved valg: Makuleres når valgperioden er omme (etter fire år)
- Søknader til kulturskole. Slettes en uke etter elevens slutt.
- Lånehistorikk biblioteket. Slettes etter 30 dager, ihht personvern og personvernforordningen.
Inderøy kommunes papirarkiv er delvis deponert til IKA Trøndelag for oppbevaring, og resterende papirarkiv deponeres innen 28.02.2027. Dette vedtaket gjelder ikke det som allerede er skannet eller deponert til IKA Trøndelag.
Langtidsbevaring av dokumentene i fagsystemene håndteres i samsvar med bestemmelser som gjelder for kommunale arkiv jfr. Arkivlov med forskrift.
Signert vedtak merbevaring.pdf (PDF, 147 kB)
Lover og forskrifter
Gjeldende lover og forskrifter (lokale og sentrale) finnes i Lovdata.no
Sentralt står Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift)
Videre er veiledere og informasjon hos Arkivverket sentral:
Veileder til bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950, fra Riksarkivaren.
Informasjon om bevaring og kassasjon fra arkivverket.